День делопроизводителя – как он проходит. День секретаря в россии Всемирный день секретаря

Международный день секретаря и День административного работника празднуют в апреле, в среду последней полной недели месяца, профессиональный праздник День секретаря в России отмечают в сентябре, дата и число в 2016 году.

Она мила и обаятельна,

Умна, корректна и внимательна,

Решит в момент любой вопрос,

Лишь только намекнет ей босс.

Фигурка хрупкая, как деревце,

Но босс в любой момент надеется

На ее силу и умение,

Чтоб выдворить из помещения

Ненужных ходоков-просителей

И настроения вредителей.

Ее значимость незаметная,

А верность делу беззаветная,

Вот почему сегодня босс

Букет ромашек ей принес.

В мире существует много профессиональных праздников. Это и день учителя, и день работников торговли, и день железнодорожника. У каждой профессии есть свой особенный день и свой законный праздник. Конечно же, у такой важной профессии, как секретарь, тоже должен быть свой праздничный день.

День секретаря 2017 года дата, число, когда отмечают

История дня секретаря

Родоначальниками этого праздника стали неугомонные американцы. Был у них публицист Гарри Клемфусс, который за свою жизнь много сделал для популяризации труда офисных работников и для изменения их статуса в глазах общественности. Он работал в Dictaphone Corporation и считал секретарей людьми, заслуживающими признания и уважения, добивался поощрения их труда.

Именно Гарри Клемфусс выступил инициатором провозглашения первой Национальной Недели Секретарей. Он умер в возрасте 88 лет в Хилтонском Мемориальном Госпитале. Об этом объявил его брат Ричард Клемфусс.

В Америке имя своего «ангела-хранителя» знает любой офисный работник, ставят в пример, его упоминают в поздравительных речах и в докладах, даже собираются ставить ему памятник, что особенно приятно его жене, дочери и двум внукам.

День административного работника

Отмечать День профессиональных административных работников начали с 1952 года. Мировая общественность этот день празднует в апреле, в среду последней полной недели месяца. В России его отмечают в сентябре.

Профессия секретаря

Некоторым кажется, обязанности секретарей более чем скромные - отвечай на звонки да кофе начальнику заваривай. Всего делов-то! Кто так думает, тот очень ошибается.

Секретарь не просто человек, сидящий в приемной, отвечающий на звонки и создающий проблемы непрошеным посетителям, секретарь - это живая записная книжка начальника, которая не просто зафиксирует какое-то событие, но и напомнит о нем вечно занятому руководителю, согласует все нюансы его деловых встреч, а ведь часто от мелочей зависит успех заключения сделки или подписание контракта!

Сейчас у секретарей обязанностей много. Если это секретарь-офис-менеджер, то на него возложена координация работы отделов, ведение документации, работа с курьерской службой, ответственность за своевременную доставку документов по месту назначения.

Если это секретарь-референт, он кроме прочего еще и следит, как сотрудники выполняют предписания шефа, готовит шефу доклады для выступлений, редактирует производственные записки и так далее, и так далее.

Требования к секретарю сейчас предъявляются довольно высокие. Кто думает, что это только фигура модели и внешность красавицы, опять ошибается. Во многих офисах секретарь обязан иметь высшее образование и знать несколько языков.

По поводу внешности точных критериев нет, тут может сыграть роль не столько красота, сколько обаяние, приветливость и умение поставить разговорную речь, хотя от личных приоритетов руководителя выбор тоже зависит.

По поводу возраста тоже нет точных рамок. Можно лишь отметить (неумолимая статистика гласит), что в фирмах посолиднее слишком молодых секретарш встретить трудно. Здесь возрастной ценз секретаря от 30 лет и старше. В фирмах попроще на этой должности чаще работают девушки от 20 лет.

А вот к внешнему виду секретаря, так называемому дресс-коду, требования существуют почти во всех фирмах и офисах. Одежда секретаря должна быть не только чистой и аккуратной, но и удовлетворять мировым стандартам, быть неброской, не вызывающей.

Юбки должны быть в меру короткими, блузки в меру открытыми и в меру прозрачными. Макияж тоже должен быть умеренным, ногти на руках нормальной длины (во многих офисах длина ногтей не должна превышать 3 мм от пальца), колец и украшений тоже должно быть в меру.

Не для кого не секрет, что про отношения секретарш и их боссов ходит много различных историй. Сколько в них правды, а сколько вымысла - это личное дело каждого конкретного человека. Но то, что у секретарш и их руководителей производственные отношения могут плавно перейти в семейные, это факт.

Так случилось с Мариной и Анатолием Кинах, с Лучано Паваротти и Николеттой Мантовани. Даже мультимиллиардер Билл Гейтс не устоял перед обаянием и профессионализмом своей секретарши Милинды и сделал ее законной мультимиллиардершей.

Но независимо от своих личных отношений к секретарше, в день ее законного профессионального праздника руководителю положено поздравить свою помощницу, пожелать ей творческих успехов, а чтобы ей в дальнейшем работалось еще лучше, сделать маленький презент.

День делопроизводителя – как проходит рабочий день профессионалов и когда отмечают профессиональный праздник делопроизводителей и секретарей. Чем делопроизводитель отличается от секретаря?

День делопроизводителя - когда отмечается праздник

В России и в Украине нет официально установленного профессионального праздника - Дня делопроизводителя, и часто на предприятиях День делопроизводителя отмечается в день регистрации предприятия или в день подписания приказа о создании отдела делопроизводства на предприятии.

Как проходит рабочий день делопроизводителя

День делопроизводителя длится как обычный рабочий день у всех служащих - с 9:00 до 18:00, с перерывом на обед в 13:00 до 14:00. Конечно, бывают исключения в виде авралов по причине ошибок и неумения вышестоящим руководством планировать свою работу, но: не торопитесь домой в 18:00, если вас просят помочь. Это воздастся сторицей.

Во-первых, вы всегда можете рассчитывать на то, что вас отпустят к стоматологу или по другим делам в рабочее время, поэтому не надо жадничать в отношении своего личного времени после 18:00. Как говорил один из начальников: “ Можете вообще на работу не ходить, но если мне что-нибудь понадобится…”

В организациях, где возможно установить приёмное время для посетителей, приём входящей корреспонденции - писем, заявлений, приём посетителей в канцелярии планируется на первую половину дня. В первую половину дня входящая корреспонденция и регистрируется - вносится в общую базу данных на предприятии.

В 12:00 все принятые за утро документы зарегистрированы и передаются на рассмотрение руководителю. С 12:00 до обеденного перерыва в 13:00 в отделе делопроизводства обычно “ подчищают хвосты” вчерашнего дня, готовят организационно-распорядительные документы - печатают тексты приказов или распоряжений, готовят обзоры для руководителя.

После окончания обеденного перерыва делопроизводители снова приступают к работе и занимаются во второй половине дня так называемым “ закрытием” писем - со всех отделов делопроизводителю приносят информацию о том, каким образом выполнено или удовлетворено то или иное обращение в организацию. Делопроизводитель вносит в базу данных ссылки на информацию о выполнении документа - и таким образом документ считается отработанным и закрытым. В обязанности делопроизводителя входит поддерживать базу данных о всех документах организации в актуальном состоянии.

План работы делопроизводителя

Работа делопроизводителя напрямую зависит от внешних факторов - и строится на том, что события, которые необходимо отразить в деятельности предприятия, происходят незапланировано. Вы не можете чётко сказать, что именно вам придется делать завтра. Но общий план работы всё-таки должен быть - это помогает избегать нагромождения лишних поручений от руководства.

Раз в неделю

Раз в неделю - обычно в пятницу утром - готовится и сдаётся в вышестоящую организацию план работы на следующую неделю. Частично это пережитки советского прошлого, но: подготовку плана можно использовать для PR- компании - себя лично и своего отдела делопроизводства. Акцентируя внимание на сильных сторонах вашего отдела в делопроизводстве, вы рано или поздно добьетесь любых запланированных целей на профессиональной арене.

Раз в месяц

Часто в обязанности делопроизводителя входит стенографирование заседаний коллегиальных органов - разнообразных советов, комиссий etc. Состоятельная фирма может позволить пригласить для этого стенографистов, результатом работы которых будет подготовка стенограммы заседания. На основании этой стенограммы сотрудник отдела делопроизводства готовит протокол заседания, выписки из которого по окончании заседания рассылаются непосредственным исполнителям и заказчикам, рассмотрение заявок которых поднималось в ходе заседания.

Раз в году

Один-два раза в год на предприятиях практикуют приглашение студентов вузов для прохождения производственной практики. Хочется посоветовать студентам: постарайтесь максимально использовать этот шанс и ознакомиться с работой опытных делопроизводителей, ознакомиться с профессией в целом, вникайте во все нюансы их работы.

Как правило, вам будут поручать небольшие задания, чтобы разгрузить своих сотрудников - но зато это даст вам право расспросить делопроизводителей обо всём, что вам любопытно.

Используйте свой шанс получить работу в этой организации - обязательно подготовьте своё резюме, пускай даже оно состоит из одного высшего образования, ваших навыков и контактов, и оставьте его руководителю практики. Если вы хорошо проявили себя при исполнении поручений - не сомневайтесь, вас запомнят. Сейчас популярно привлекать сотрудников со стороны в случае аврала - ваша помощь в будущем может оказаться очень кстати, и вам обязательно позвонят.

Обязанности делопроизводителя

В обязанности делопроизводителя входит: приём и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов или распоряжений по предприятию, подготовка протоколов заседаний коллегиальных органов и подготовка выписок из протоколов заявителям. При отсутствии архивариуса на предприятии в обязанности делопроизводителя входит архивирование документов.

Чем отличается делопроизводитель от секретаря

Делопроизводитель, конечно же, стоит на ступень выше по важности в организации, чем секретарь, поскольку делопроизводитель занимается документооборотом организации в целом, а не только документооборотом руководителя. Всё равно все документы в организации, так или иначе проходят через руководителя, но заносит-то их руководителю - секретарь. Поэтому и секретарь - более приближенное лицо к руководителю, чем делопроизводитель.

Однако грамотный руководитель всегда оценит, если служба делопроизводства на его предприятии хорошо выполняет свою работу.

Курсы делопроизводства

Курсы делопроизводства часто дают весьма общее понятие о делопроизводстве, но они могут влюбить вас в профессию делопроизводителя, а могут - и отвернуть, это дело личного вкуса. На курсах делопроизводства преподают основы делопроизводства, знакомят с типовой инструкцией по делопроизводству, с законодательством в сфере делопроизводства, обучают навыкам скоростного печатания вслепую (кстати, очень полезный навык, который сослужит вам добрую службу), а также обучают этике и правилам проведения деловых переговоров.

Профессиональные навыки делопроизводителя

Внимательность, усидчивость, внимание к деталям, ответственность, исполнительность, любовь к работе с документами, педантичность, спокойное отношение к тому, что в работе делопроизводителя необходимо чётко придерживаться инструкций.

День секретаря в России отмечается в третью пятницу сентября. Праздник не закреплен на государственном уровне, его справляют неофициально. В 2019 году он выпадает на 20 сентября. Это профессиональный праздник административных работников. Его отмечают секретари, офис-менеджеры, ассистенты и помощники руководителей, сотрудники ресепшн и колл-центров.

Секретарь - сложная и ответственная профессия. Основная задача таких специалистов - обеспечение бесперебойной деятельности офиса.

Традиции праздника

В День секретаря в компаниях устраиваются праздничные корпоративы. Лучших сотрудников награждают грамотами, вручают им премии. Некоторые представители профессии получают сокращенный рабочий день.

История праздника

В 2005 году административные работники из разных городов и организаций России предложили поддержать традиции Международного дня секретаря. Вместе с редакцией издания «Секрет@рь» они призвали учредить профессиональный праздник в их честь и отмечать его в третью пятницу сентября. С тех пор его неофициально справляют в этот день.

О профессии секретаря

Профессия секретаря сформировалась в Древнем Риме. Изначально она была сугубо мужской. Это был специальный образованный человек, который выступал в роли тайного советника. В России институт секретарей возник в 1720 году, во времена правления Петра I.

Секретари составляют и оформляют деловые бумаги, решают организационные вопросы. Должность требует владения грамотной устной и письменной речью, знания иностранных языков, навыков работы на компьютере, коммуникабельности и стрессоустойчивости.

На секретаршах женились Билл Гейтс, Лучано Паваротти, Федор Достоевский, Сергей Есенин.

Агата Кристи, Михаил Сперанский, Гавриил Державин, Михаил Глинка, Франсуа Рабле, Джоанн Роулинг имели опыт работы секретарем.

В Африке обитает хищная птица с названием этой профессии - секретарь. Она ест змей.

Сейчас это праздник не только секретарей, но и всех тех, от кого зависит работа офиса - это помощники директора, офис-менеджеры, ассистенты, референты, спичрайтеры, стенографисты. А также специалисты, ведущие делопроизводство, ассистирующие президентам и руководителям фирм и предприятий. По некоторым оценкам, эта профессия входит в пятёрку самых востребованных в мире.

В настоящее время административные работники - это не только секретари, в чьи обязанности входит лишь приём телефонных звонков и планирование рабочего графика шефа, это специалисты высокой квалификации и опыта, от которых во многом зависит успех бизнеса.

Также сегодня отмечают День участников ликвидации последствий радиационных аварий и катастроф и памяти жертв этих аварий и катастроф. Он появился в официальном календаре российских памятных дат спустя 26 лет после аварии, печально известной на весь мир - 26 апреля 1986 года произошёл взрыв на четвёртом энергоблоке Чернобыльской атомной электростанции. В результате был полностью разрушен реактор, в окружающую среду попало огромное количество радиоактивных веществ. Образовавшееся облако разнесло радионуклиды по большей части территории Европы и Советского Союза. Непосредственно во время взрыва погиб один человек, ещё один скончался утром. Однако впоследствии у 134 сотрудников Чернобыльской АЭС и спасательных команд развилась лучевая болезнь, и 28 из них умерли в течение следующих месяцев.

Сегодня, отдавая дань памяти жертвам радиационных аварий и катастроф и дань уважения ветеранам Чернобыля, а также всем, кто участвовал в ликвидации последствий несчастных случаев, связанных с радиацией, по всей стране проходят различные памятные мероприятия, митинги и акции.

Ежегодно 26 апреля отмечается Международный день интеллектуальной собственности . Дата выбрана не случайно: именно в этот день, 26 апреля, в 1970 году вступила в силу международная Конвенция, согласно которой была учреждена «Всемирная организация интеллектуальной собственности» (ВОИС). Ежегодно «День интеллектуальной собственности» посвящается какой-либо отдельной теме.

20 лет назад в этот день в нашей стране «Российским медицинским обществом» был учреждён орден «За милосердие и исцеление» . Им награждаются за особые заслуги перед отечественным здравоохранением, а вручение происходит по благословению Священноначалия Русской православной церкви. Орден «За милосердие и исцеление» представляет собой восьмиконечную звезду, в которой на медальоне финифтью запечатлен покровитель врачей и всемилостивый целитель - Пантелеймон.

Давно прошли те времена, когда от секретаря требовалось быть лишь красивой куклой, умеющей заваривать кофе. Современному руководителю требуется не только привлекательный и располагающий к себе секретарь, но и грамотный в своей области специалист, разбирающийся во всех аспектах деятельности компании. Сегодня мы расскажем вам об этой не такой простой профессии, а также о том, День Секретаря в 2017 году какого числа отмечается и с чем связано возникновение данного праздника.

Профессия секретаря стоит на пятом месте по востребованности во всем мире. И не случайно существует международный профессиональный праздник День Секретаря или, как его правильнее называть – День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day). С 1952 года он отмечается каждый год, в апреле, в среду на последней полной неделе. Впрочем, как уже понятно из самого названия, этот международный праздник отмечают не только секретари, но и все офисные работники – клерки, офис-менеджеры, администраторы, референты, стенографисты, спич-райтеры, ассистенты.

В этот день во всем мире принято, чтобы руководитель компании лично поздравил каждого секретаря, ассистента и личного помощника и вручил им небольшие подарки-сувениры. Многие компании устраивают в честь Дня секретаря праздничные фуршеты или ужины, да и вообще в этот день их стараются поменьше загружать обычной работой.

Молодой для России праздник День секретаря, в Европе и Америке отмечается с середины прошлого столетия. В США его инициатором стала группа офисных работников, благодаря идеям которых профессиональный праздник для секретарей, ассистентов и офис-менеджеров обрёл популярность во всех цивилизованных странах мира.

Международный День секретарей не совпадает по дате празднования с днём, в который принято отмечать данное событие в России. Он также не имеет фиксированной даты, а в 2017 году Международный день секретаря будет отмечаться 26 апреля во многих странах мира. Это связано с тем, что инициатором проведения подобных событий в США была некая организация профессиональных административных работников. Они смогли выделить целую неделю в году, в течение которой все офисные профессии отмечают свой определённый праздник. В рамках этой праздничной недели и было решено отмечать Международный день секретарей.

Секретарская работа непростая, но часто на эту должность берут и тех людей, у кого опыт работы в офисе минимальный. Ведь именно благодаря этой профессии можно ознакомиться с коллективом, влиться в рабочий процесс и проявить себя. Не все могут справиться с тем объёмом информации, документооборотом и иными должностными обязанностями, которые ложатся на плечи представителей этой профессии. Именно поэтому для особого чествования заслуг представителей этой должности был учреждён данный профессиональный праздник.

В 1955 году Национальную неделю секретарей переместили на последнюю неделю апреля. В 1981 году название Недели изменили на Неделю профессиональных секретарских работников (Professional Secretaries Week), а в 2000 году - на Неделю профессиональных административных работников. Сейчас этот праздник отмечают не только секретари, но и все те, от кого зависит работа офиса - это помощники директора, офис-менеджеры, ассистенты, референты, спич-райтеры, стенографисты. А также специалисты, ведущие делопроизводство, ассистирующие президентам и руководителям фирм и предприятий.

Неделя профессиональных административных работников (APW) является зарегистрированной торговой маркой, принадлежащей Международной ассоциации административных работников (International Association of Administrative Professionals). А в свой профессиональный праздник все секретари и личные помощники получают от своих руководителей поздравления, памятные подарки и даже премии.

К тому же в ряде компаний существует традиция устраивать в честь секретарей банкеты и фуршеты, а боссы стараются как можно меньше нагружать подчиненных в этот день. Некоторые страны отмечают национальные Дни секретарей: Австралия - в первую пятницу мая; Пакистан - в третью среду апреля; Зимбабве - в первую среду сентября. В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.

Заметили опечатку или ошибку? Выделите текст и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам о ней.